微软办公辅助功能概述

Creating accessible documents and digital materials is essential to ensuring that all students, employees, and visitors—regardless of ability—can fully engage with our content. 这里有一些指导和最佳实践，使Word文档、演示文稿演示文稿和Excel电子表格对每个人都可用。 如果对可访问性不熟悉或希望提高技能，这些资源将确保符合法律和组织标准。

Microsoft Office的职称

A title is the first understanding of what’s going on in a document. 作为视力正常的用户，如果缺少标题，我们可能会扫描文档。 这是一种烦恼，但不是障碍。 But what if someone can’t see the contents? 如果它是一个没有标题的表单呢？ The beginning information is often the same on different forms, so a visually impaired user may not realize it’s the wrong form until halfway through. 标题是至关重要的！

在Word、演示文稿和Excel中工作时，需要额外的步骤来设置文件的标题。 将文件导出为PDF时，在Microsoft文件中添加标题的额外步骤将确保标题显示在PDF中。

以下资源提供了如何在Word中添加标题的说明； 在演示文稿和Excel中的步骤是相同的。

• 在Word中添加标题的文本说明。
• 一段1分钟的视频，在Word中添加标题。

Word文档

风格

Using built-in styles in Microsoft Word—such as Heading 1, Heading 2, or Normal—is crucial for creating accessible documents. 这些样式提供了屏幕阅读器和其他辅助技术有效导航内容所依赖的结构。 应用样式可以确保标题、列表和段落在语义上有意义，而不是手动调整字体大小或保留文本。 使用样式不仅可以提高残疾用户的可访问性，还可以增强文档的一致性，使创建目录或将文档转换为其他格式（如pdf或HTML）变得更容易。

向微软学习 如何提高标题样式的可访问性。

添加图片

为了使图像在Microsoft Word中可访问，添加替代文本或alt文本来描述图像的内容和目的是很重要的。

在Word中添加所有文本：

1. 右键单击图像。
2. 选择编辑Alt文本。
3. 在右侧的Alt Text窗格中：
4. 1. If essential to the content, type a brief, meaningful description that doesn’t repeat text around the image.
   2. If not essential, check the box next to 标记为装饰性.

Word中的Alt文本不仅仅适用于图像。 Learn about the types of objects that alt text can be added to and how to add it in a 微软Alt文本教程.

关键图像必须与文本对齐，而不是浮动或放置在文本框中，因为这些可能会破坏阅读流程并阻碍辅助技术。

Here’s how to make an image align with text:

1. 选择图像。
2. 右键单击图像。
3. Select 文字换行.
4. Select 与文本对齐.

Notice that the phrase 排队 is used to mean aligned with text.

幻灯片演示

创建可访问的演示文稿演示文稿确保每个人，包括有视觉、听觉、认知或运动障碍的人，都能理解和浏览内容。 微软演示文稿提供了支持可访问性的内置工具和功能； however, it’s up to the presenter to use them effectively. 关键的实践包括使用幻灯片布局、检查阅读顺序和编辑主题，以保持一致、可读的设计。

阅读顺序

阅读顺序决定了屏幕阅读器阅读幻灯片内容的方式。 如果手工添加元素或分层不正确，则阅读顺序可能会变得混乱。

Here’s how to check and fix the reading order:

1. Select the 审查 tab.
2. Select 选中无障碍向下箭头. 将出现一个菜单。
3. Select 阅读顺序 pane.
4. 取消 任何装饰性的项，以便屏幕阅读器不显示它们。
5. 拖 物品按需要的顺序排列。 这个数字与它被读取的顺序相对应。

使用主题

主题控制演示文稿的整体外观，包括字体、颜色和背景。 编辑主题以使用可访问的颜色和可读的字体。 主题也允许简单的更改，例如使用不同的字体或不同的颜色。

演示文稿有几个内置主题，但并非所有主题都可以访问。 请确保在确定主题之前检查颜色和字体。 颜色和字体始终可以定制为所需的样式。

编辑主题：

1. Select the 视图 tab.
2. Select 幻灯片的主人 under Master 视图s.
3. Select the 第一张幻灯片. 对第一张幻灯片所做的更改将影响它下面嵌套的所有幻灯片。 总是从选定的第一张幻灯片开始。
4. Select 颜色 and 字体 to make adjustments.
5. If a slide format isn’t available, create one. Use the 插入占位符 feature to add the necessary types of placeholders.
6. Check the 阅读顺序 for any slides where additional placeholders are added.

要重用主题，请确保保存主题。

幻灯片的布局

Using 演示文稿’s built-in slide layouts (like Title Slide, Title and Content, or Two Content) helps maintain a logical structure that screen readers can interpret. 这些布局包括标题、文本和图像的预定义占位符，这些占位符被正确地标记为可访问性。

使用幻灯片布局：

1. Select the 回家 tab.
2. Select 布局 in the Slides group.
3. 选择 适合幻灯片内容的布局。

如果需要不同的布局，请编辑主题以在幻灯片母版中创建新布局。

Excel电子表格

在Microsoft Excel中创建可访问的电子表格对于确保所有用户，包括那些有视觉、认知或运动障碍的用户，都能有效地理解和浏览数据至关重要。

使您的Excel文件更兼容的关键做法：

• 为每个工作表提供一个唯一的、简短的、描述性的名称。
• 选择易于阅读的无衬线字体。
• Don’t rely on formatting alone for critical information.
• 删除所有空白表格。
• 使用“格式为表”对工作表上的各个表进行格式化。 合并各个表上方行上的列以添加标题。
• 图形、图表、图像和插入的方程漂浮在单元格上方。 因此，屏幕阅读器通常无法访问它们，即使使用alt文本也是如此。 为屏幕阅读器在工作表单元格中添加alt文本。 It’s okay to float the item over the text to hide the text from sighted users.
• 在单元格A1中包含有关工作表的信息，例如工作表上任何表格的标题。

可访问性检查器

微软提供了一个可访问性检查器，但它应该是最后一步，而不是第一步。 为什么? 可访问性 checkers aren’t perfect. Sometimes they will mark something incorrectly that is correct, or more often, they don’t catch all errors.

在运行辅助功能检查程序之前，请检查以下项目：

• Alt文本
• 阅读顺序
• 标签的顺序

在运行检查器之前确保内容是可访问的。 Mistakes do happen, and it’s nice to have a way to check. 在完成工作之前，把它看作是一次回顾的机会。

Learn how to 使用辅助功能检查器. 这个视频主要讲的是Word，但在演示文稿和Excel中这个过程是一样的。